Stai lavorando NELLA TUA AZIENDA o SULLA TUA AZIENDA?

Immaginati un ristorante di lusso, nel momento che precede l’apertura. La sala è silenziosa. Lo staff entra in sala. Sono professionisti con anni di esperienza, abituati a lavorare secondo standard elevatissimi. Ogni tavolo viene apparecchiato con cura assoluta, la mise en place è precisa, armoniosa, apparentemente impeccabile. Terminato il lavoro, un ultimo controllo conferma che tutto è esattamente dove dovrebbe essere. A quel punto arriva il supervisore. Attraversa la sala, osserva, non trova errori, nulla è fuori posto. Eppure, si avvicina a un tavolo e, con un gesto misurato, sposta leggermente i bicchieri da Champagne. Una correzione minima, quasi impercettibile, ma deliberata. Poco dopo entra l’Assistant Manager. Anche lui dedica tempo all’osservazione, tavolo dopo tavolo. La disposizione è corretta, coerente, curata. Decide comunque di intervenire: prende i tovaglioli e li piega in modo diverso.
Infine, fa il suo ingresso il General Manager. Si ferma al centro della sala, guarda l’insieme, cerca l’equilibrio complessivo. Dopo qualche istante si avvicina ad alcuni tavoli e sposta il centrotavola di pochi centimetri.Questo si ripete, sera dopo sera, servizio dopo servizio.Secondo te, come si sentirà lo staff? e cosa farà la volta successiva?Probabilmente si curerà sempre meno del modo in cui apparecchia i tavoli, perché sa che tanto, indipendentemente da quanto preciso sarà, il management avrà sempre qualcosa da dire.
Questo è il classico esempio di ciò che viene definito micro-management, ossia il controllo compulsivo di qualsiasi attività svolta dai propri sottoposti. I risultati?

Stai lavorando nel sistema o sul sistema?
Ogni manager, titolare o responsabile si trova costantemente di fronte a questa scelta: faccio io? intervengo? correggo? lo riprendo? …o lascio correre?In ognuno di questi momenti ti stai trovando di fronte ad una scelta: lavoro nel sistema o sul sistema?
Ognuno di questi momenti sta definendo il ruolo che svolgerai in futuro.Lavorare nel sistema significa occuparsi di quelle attività senza le quali la tua organizzazione, in quel momento, non potrebbe operare.
Lavorare sul sistema significa occuparsi di quelle attività che permetterebbero alla tua organizzazione di operare meglio in futuro.Lavorare nel sistema significa che ti stai occupando dell’amministrazione, stai emettendo un ordine ad un fornitore, stai organizzando i turni della settimana, stai rispondendo ad una email, sei coinvolto nel realizzare un prodotto o un servizio per un tuo cliente o nella preparazione dello stesso.Lavorare sul sistema significa che stai ridisegnando delle procedure aziendali per renderle più efficaci o efficienti, stai definendo degli indicatori di performance da condividere con il tuo team, stai progettando un nuovo servizio o migliorando quello esistente, stai analizzando le cause del turnover del personale o stai dedicando dei momenti alla crescita del tuo team di lavoro.Lavorare nel sistema significa che ti stai occupando del presente,
lavorare sul sistema significa che ti stai occupando del futuro.

Lavorare nel sistema è ciò che ti fa rimanere attaccato alla situazione in cui ti trovi,
lavorare sul sistema è ciò che ti permette di progredire.

Di cosa dovrei occuparmi io come titolare, direttore o responsabile?
Ogni figura manageriale all’interno di ogni organizzazione si occupa di entrambe le cose. Le domande allora potrebbero essere:

• Quali attività svolgo lavorando nel sistema nella mia giornata?
• Quali attività svolgo lavorando sul sistema nella mia giornata?
• È un rapporto che mi soddisfa?
• Quali attività che non sto svolgendo oggi (sul sistema), potrebbero fare la differenza nel lavoro che svolgo in futuro (nel sistema)?

Perché se passi la giornata a svolgere attività operative (nel sistema), per definizione significa che queste attività non le sta apprendendo nessun altro, e ciò significa che le continuerai a farle tu, senza alternativa, perché sono le attività che consentono alla tua organizzazione di operare ogni giorno e nessun altro le può svolgere… ti soddisfa? per te va bene?

Ma cosa accadrebbe se il manager del ristorante, al posto di controllare ogni sera la sala, predisponesse una procedura di verifica della mise en place e istruisse un membro dello staff al controllo finale della stessa.
Non permetterebbe al ristorante di funzionare meglio? e magari a lui di dedicarsi ad altri aspetti consentendo al ristorante di migliorare sempre di più il servizio offerto ai clienti o nel tempo di aprirne altri?

Certo richiederebbe tempo, energie e di mettere da parte il proprio ego.

Ma magari oltre a liberare del tempo in futuro influirebbe anche sul coinvolgimento e la fiducia del collaboratore nelle proprie capacità e nella responsabilità che sente di avere nello svolgere quell’attività.

Difficile? No
Richiede metodo, costanza e visione? Si

Ma che impatto avrebbe nel lungo termine se ogni manager, responsabile o dirigente della tua organizzazione agisse in questo modo?