Il Whistleblowing, istituto finalizzato a tutelare tutte le parti interessate che decidano di effettuare segnalazioni relative a condotte illecite o sospette, è stato oggetto di aggiornamento da parte della direttiva europea 2019/1937 il cui schema attuativo nazionale è stato presentato dal governo a gennaio 2023 e definito con il D.Lgs. 24/2023.
Prima di analizzare cosa prevede il nuovo decreto, quali sono i soggetti obbligati ed entro quando si devono adeguare?
SOGGETTI CON OBBLIGO AL 15 LUGLIO 2023:
Pubbliche amministrazioni e soggetti del settore pubblico.
Imprese private che, nell’ultimo anno, hanno impiegato almeno 250 lavoratori subordinati con contratti di lavoro a tempo indeterminato o determinato.
SOGGETTI CON OBBLIGO AL 17 DICEMBRE 2023
Imprese private che, nell’ultimo anno, hanno impiegato da 50 a 249 lavoratori subordinati con contratti di lavoro a tempo indeterminato o determinato.
Imprese private che abbiano adottato un Modello di Organizzazione Gestione e Controllo ex D.Lgs. 231/01 anche con un organico inferiore ai 50 dipendenti
Imprese private, che seppur non avendo un organico medio annuo di 50 dipendenti, rientrano nel campo di applicazione dell’unione europea relativo a:
– Servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo;
– Sicurezza dei trasporti;
– Tutela dell’ambiente.
Tutte le tipologie di aziende che non rientrano nell’elenco soprastante sono escluse dall’applicazione del presente decreto.
I soggetti appena citati dovranno attivare, sentite le rappresentanze o organizzazioni sindacali ove presenti, un canale informatico (software) di segnalazione che garantisca l’anonimato e riservatezza della segnalazione, anche attraverso il ricorso a strumenti di crittografia. La gestione di tale canale dovrà essere affidata a una persona o ad un ufficio interno oppure ad un soggetto esterno che dovrà essere adeguatamente formato e fornito di tutti gli strumenti necessari ad espletare la sua funzione; in entrambi i casi la persona individuata dovrà essere adeguatamente formata.
Oltre al canale informatico è necessario garantire anche la possibilità di effettuare segnalazioni orali attraverso linee telefoniche, sistemi di messaggistica o incontro diretto con il segnalante.
Quanto attuato dovrà essere comunicato al personale e alle parti interessate attraverso un regolamento che specifici le modalità attraverso cui è possibile effettuare delle segnalazioni e le relative conseguenze.
Qualora le segnalazioni dovessero essere inoltrate a persona diversa dal referente individuato dall’azienda, il ricevente entro 7 giorni deve provvedere ad inoltrarla all’incaricato.
La gestione delle segnalazioni, secondo lo schema attuativo della direttiva, prevede che il ricevente:
- Informi il segnalante rispetto all’avvenuta presa in carico della comunicazione entro 7 giorni dalla ricezione;
- Mantenga relazioni con il segnalante e, se necessario, chieda integrazioni;
- Approfondisca e dia seguito alle segnalazioni ricevute;
- Dia riscontro relativamente alla segnalazione entro tre mesi dalla scadenza del termine di 7 giorni previsto per la comunicazione di ricezione (punto 1);
- Metta a disposizioni informazioni chiare sul canale istituito, sulle procedure e sui presupposti per effettuare segnalazioni. Tali informazioni devono, inoltre, essere diffuse in azienda e a disposizione sul proprio sito web aziendale.
Le aziende inadempienti potranno incorrere in sanzioni fino a 50.000 euro.
A fronte della nuova normativa i soggetti obbligati dovranno apportare aggiornamenti al Modello ex D.lgs 231/2001 adottato, il proprio sistema disciplinare e/o sanzionatorio e adeguare il proprio sistema privacy Reg. 679/2016 andando a:
- Aggiornare la valutazione del rischio privacy;
- Aggiornare o definire la valutazione d’impatto;
- Integrare le informative privacy;
- Predisporre gli incarichi per i designati al trattamento;
- Predisporre le nomine di responsabili esterni al trattamento per i fornitori che forniscono applicativi e servizi connessi;
- Aggiornare il registro del trattamento;
- Predisporre misure di cancellazione dei dati alla conclusione del trattamento;
- Formare il personale in merito agli aspetti privacy
- Sottoscrivere accordi con altri enti e/o titolari con cui si condivide la piattaforma utilizzata quale canale di segnalazione.
Restiamo a disposizione per approfondimenti e richieste di assistenza.
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