Tutti noi comunichiamo, ma ci siamo mai soffermati ad analizzare quanto la nostra comunicazione sia efficace? Quanto impatta sul benessere aziendale e soprattutto quanto il non detto incida sulla percezione che gli altri hanno di noi?
La comunicazione ci serve per esprimere noi stessi, i nostri stati d’animo e per poter istaurare relazioni soddisfacenti, nelle quali condividere i nostri bisogni, valori ed obiettivi con gli altri in modo chiaro; ma per ottenere ciò è necessario fare un passo indietro e partire dall’ascolto attivo.
Si realizza semplicemente restando in silenzio mentre gli altri parlano, in modo da farli sentire a proprio agio, considerati e coinvolti nella conversazione. La finalità è quella di immedesimarsi nella persona che si ha di fronte così da poter comprendere motivazioni e opinioni celate dietro l’espressione di un pensiero. Ciò crea un vantaggio per tutti, a prescindere dal contesto, perché crea un clima collaborativo e di confronto in cui gli interlocutori sono portati a raggiungere lo stesso obiettivo. Già grazie al semplice ascolto i dialoghi diventano più fluidi e, soprattutto, vengono ridotti notevolmente i fraintendimenti; il che, nel contesto aziendale, si traduce nella riduzione di errori o ritardi nell’esecuzione delle attività.
Appurata l’importanza dell’ascolto, tutte le comunicazioni sono finalizzate a trasmettere un messaggio, tuttavia il contenuto è in realtà solo una minima parte di ciò che gli altri colgono dalle nostre affermazioni! Ci sono, infatti, molteplici componenti che interagiscono nella comunicazione, ma è bene distinguerne, sin da subito, almeno tre: verbale, para-verbale, non verbale.
Oltre alle caratteristiche appena citate ci sono, però, altre varianti che incidono sull’efficacia di quanto viene detto, ossia:
Il contesto in cui la comunicazione ha luogo;
La punteggiatura, ossia la sequenza della comunicazione;
I rapporti complementari e la simmetria tra le persone, cioè i rapporti gerarchici che intercorrono tra coloro che stanno parlando (one- up, one-down, alla pari);
Il Feedback, ossia la reazione di ritorno dell’interlocutore che permette di cogliere la chiarezza e l’efficacia di quanto detto.
Aver chiare quali sono le componenti che definiscono complessivamente la struttura di una comunicazione, permette di considerare un ulteriore aspetto: la tipologia di comunicazione che sto attuando. Gli stili comunicativi sono:
Stile Passivo: caratterizzato da una necessità di approvazione da parte degli altri, dal timore di non apportare alcun miglioramento con il proprio coinvolgimento e dalla tendenza ad evitare i conflitti;
Stile Aggressivo: contraddistinto dai modi aggressivi tende ad allontanare le persone che stanno ascoltando;
Stile assertivo: caratterizzato dall’ascolto attivo, dalla capacità di gestire critiche e complimenti, dall’accettazione del sentimento, dalla capacità di riconoscere quanto ciò che ascoltiamo impatta su di noi, dall’onestà, dalla coerenza, dall’adeguatezza. Uno degli elementi chiave dello stile assertivo è rispetto delle idee altrui senza evitare il confronto (stile passivo) e nemmeno aggredendo l’interlocutore (stile aggressivo).
Una comunicazione è efficace quando si svolge in modo chiaro ed assertivo attraverso un linguaggio appropriato e conciso, centrata sulle informazioni più salienti e priva di divagazioni, in cui tutte le modalità (verbale, non verbale e para verbale) esprimono il medesimo pensiero e, quindi, tutti gli interlocutori non avranno difficoltà ad interpretare il messaggio.
Nel concreto, riuscire ad attuare una comunicazione efficace è possibile attraverso dei piccoli accorgimenti:
Organizzare le informazioni;
Essere concentrati sull’argomento;
Evitare fonti di distrazione;
Attirare l’attenzione;
Essere sé stessi;
Utilizzare le pause;
Mantenere il contatto visivo;
Ascoltare l’interlocutore;
Utilizzare un linguaggio naturale;
Ascoltare e prendere atto dei Feedback.
Ma quali sono i suoi benefici in azienda?
Migliorare la comunicazione in ambito professionale è il primo passo verso lo sviluppo della leadership e della produttività aziendale. Per la direzione avere una comunicazione efficace vuol dire essere in grado di motivare, coinvolgere, fidelizzare il personale e allo stesso tempo garantire all’impresa un lavoro di squadra efficiente. Quando i vertici aziendali riescono a farsi comprendere da tutti vengono ridotti, in primo luogo, i margini d’errore e d’incertezza, ma soprattutto è possibile creare relazioni che, grazie ad un rapporto fondato sulla fiducia, porteranno l’intera organizzazione al successo.
A tale scopo è fondamentale organizzare riunioni periodiche, pianificate tenendo sempre presente l’importanza del tempo altrui; così facendo i dipendenti dell’organizzazione si sentiranno parte di un gruppo e, al contempo, ascoltati, coinvolti e rispettati. Tali incontri sono le basi per sviluppare un clima positivo all’interno dell’organizzazione e, inoltre, permettono di ottenere riscontri sul benessere aziendale, aumentando la confidenza e la crescita personale dei partecipanti.
“La comunicazione è, in definitiva, una conquista più umana che tecnologica.” – PAPA FRANCESCO
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