PRIVACY: COME E QUANDO TRATTARE I DATI DEI DIPENDENTI

PRIVACY: COME E QUANDO TRATTARE I DATI DEI DIPENDENTI

Il Garante della Privacy ha emesso un provvedimento, pubblicato in Gazzetta Ufficiale n. 176 del 26 luglio 2019, che di fatto afferma l’idoneità del trattamento dei dati, personali identificativi e categorie particolari di dati (es. dati sanitari, dati giudiziari, origine etnica, orientamento sessuale etc.), da parte dell’azienda per quanto riguarda i rapporti di lavoro. Il provvedimento specifica che i dati potranno essere utilizzati esclusivamente per le finalità per cui sono stati raccolti e definisce le limitazioni al trattamento da applicare rispetto alle diverse fasi del rapporto lavorativo in cui ci si trova:

 – Fase pre-assuntiva: i dati dovranno riguardare solo informazioni riguardanti aspetti finalizzati all’assunzione quindi non le categorie particolari di dati, ma generalmente quanto indicato nel Curriculum Vitae;

 – Fase si selezione: i dati genetici non possono essere trattati al fine di stabilire l’idoneità del candidato, neppure con il consenso dell’interessato;

 – Fase di svolgimento del rapporto: i dati particolari genetici trattati non possono essere determinanti nella valutazione delle capacità lavorative;

 – Aspetti sindacali: i dati riguardanti l’appartenenza sindacale possono essere usati solo per concedere permessi, esercitare diritti sindacali etc.

Ne consegue che le aziende devono prestare attenzione al trattamento di tali dati in funzione della fase in cui stanno operando e, in ogni caso, attraverso apposita informativa, comunicare ai soggetti interessati che i loro dati verranno trattati (ad es. registrati, conservati, comunicati etc.) solo per le finalità indicate nell’informativa stessa. È utile ricordare che le limitazioni al trattamento dei dati di cui si viene a conoscenza nella fase di colloquio/assunzione definite e imposte dal Garante della Privacy, richiamano alcuni dei criteri di valutazione che, dal legislatore, vengono esclusi per evitare prassi aziendali discriminatorie.

Inoltre è bene tenere presente che, anche le comunicazioni interne giocano un ruolo fondamentale per la gestione dei dati personali e delle categorie particolari di dati perciò sarà opportuno:

  che le comunicazioni elettroniche siano effettuate in modo individuale;

  che le comunicazioni cartacee siano trasmesse in busta chiusa:

 – che le comunicazioni riguardanti dati di colleghi, trasmessi per questioni organizzative, non riportino le causali delle assenze, in modo che nessuno possa risalire a categorie particolari di dati dell’interessato.

Infine è sempre molto utile ricordare che:

Il CV non può essere trattato se non riporta apposita dicitura, riportata dall’interessato e relativa all’autorizzazione al trattamento dei dati secondo quanto prescritto dal REG. UE 679/2016;

  Per il trattamento dei dati personali e delle categorie particolari di dati finalizzati all’instaurazione del rapporto di lavoro non è necessario richiedere il consenso;

 – Se si prevede di trasmettere il CV del candidato ad altre aziende, anche se per favorire il suo inserimento nel mondo del lavoro, è sempre necessario richiedere il consenso all’interessato stesso.